• Reimbursement of Expense 신청 방법

- 출금전표를 수기로 작성하여 관련 인보이스 또는 영수증을 행정팀에 제출

- 전자화 된 출금전표 Form을 사용하여 관련 인보이스 또는 영수증을 스캔하여 전자결제서비스(Docusign.com)을 이용해 제출(자세한 내용은 행정팀에 문의)

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• ​출금전표(Expense reimbursement form)  작성요령

1. 작성자: 출금전표를 작성하는 사람의 이름 (보통은 각 부서의 팀장 혹은 회계)

2. 날짜: 출금전표를 제출하는 날짜

3. 예산항목: 사역 부서명 혹은 사역이름

   ex) 새가족부, 찬양팀, 아버지학교 등등…

4. Budget Code: 재정부에서 관리하는 Budget Code (모르는 경우 빈칸)

5. 내역: 지출 용도 및 상세 내역을 기입

   ex) 간식비, 식사비, 교제비, 사무용품-볼펜, 종이,  장식비, 음식 재료비,  등등

    - 지출한 업체 혹은 상호 별로 정리하는 것이 아니라, 각 항목별로 내역을 기입

    - 만약 동일한 항목이면 합산이 가능

   ex) 식사준비를 위해 음식 재료를 Costco, H mart, Safeway에서 구입했다면, ‘식사 준비를 위한 재료 for 00명’으로 내역을 기입하

   고 세개 영수증의 합산 한 금액을 기입

    - 식사비와 간식비의 경우, 인원수를 반드시 기입

   ex) Sonlight 교사모임 간식 (10명), 여성사역 봉사자 식사 (7명 X $10)

6. 금액: 영수증에 나와있는 금액, 혹은 여러 영수증을 합산한 금액을 기입

7. 피지불인: 지출청구에 대해 발급 될 Check를 받을 사람 또는 업체

   - 개인이 먼저 지불을 하고 청구를 하는 경우: 지불한 사람의 영문 이름을 정확히 기입

   - 업체로 직접 지불을 하는 경우: 업체이름을 기입하고 업체주소를 첨부

8. 결재: 각 부서 및 사역 담당자의 결재

   - 부서​장: 각 사역부서의 담당팀장의 이름과 서명

   - 담당교역자: 각 사역부서의 담당교역자의 이름과 서명

   - 담당장로: 각 사역부서의 담당장로의 이름과 서명

    => 모든 출금전표에는 부서장 – 담당교역자 – 담당장로 의 서명이 있어야 Reimbursement of Expense 처리가 진행된다.

    => 전자결재서비스(Docusign)를 이용해서 부서장 – 담당교역자 – 담당장로 의 서명을 얻을 수도 있다. (이메일 필요, 자세한 내용은

   행정팀에 문의)

9. 기타 유의점

   - 지출 관련 인보이스 혹은 영수증은 누락된 것 없이 첨부

   - $500 이상의 지출이 발생할 경우, 사전 교역자회의를 통해 승인 후 지출하는 것을 원칙

    => 담당자는 Expense Budget proposal을 교역자회의에 제출하여 승인 받은 후 지출에 대한 사전정보를 행정팀과 재정부에 제공

   - 외부업체에 $500 이상을 결제해야 할 경우, 먼저 업체로부터 인보이스를 받아 Reimbursement of Expense 신청을 하여 교회에

   서 발행되는 check 으로 Payment 하는 것을 원칙

    => Credit Card 로 납부해야 할 경우, 행정팀에 문의하여 교회 법인카드로 결제

    ex) 수련회를 위한 Facility rental fee, 등등

   - 외부 강사비의 경우, 반드시 사전에 승인요청을 한 후 지급하는 것을 원칙

    => 특히 강사비가 주중(Weekday)에 지급되어야 할 경우, 교회의 모든 체크는 주일에 발급되므로 미리 신청하여 지급

    => $600 이상의 강사비가 발생할 경우, 강사의 W-9을 반드시 체출

   - 교회 정책상 현금(Cash) 지급은 불가

   - Gift card구입은 불가하며, 부득히 구입을 해야 할 경우 사전승인이 필요하며 Gift card를 받는 사람의 이름(name) 또는 명단(name

   list)을 반드시 첨부

   - 각 사역에서 등록비가 발생할 경우, 반드시 등록비 전체를 재정부에 입금을 해야하고 발생된 지출은 Reimbursement of Expense

   신청을 하여 처리

    => 각 사역에서 현금으로 받은 등록비를 임의로 지출처리를 하지 않도록 주의

   - Reimbursement process 소요시간은 출금전표 제출 후 1 - 2주

   - 발급 된 체크는 매주일 재정부실에서 픽업 가능

   - 출금전표는 교회 사무실과 재정부실에 비치

    => 출금전표 양식

        PDF form 

        Excel form